Ansvarsfullt företagande - Hållbar Tillväxt AB

Denna text är en del av den serie kortare artiklar som HållbarTillväxt AB skapat för att förklara, förenkla och gå igenom de olika stegen som just nu är högst aktuella inom hållbarhetsområdet; CSRD och ESRS. ESRS utgörs av sammanlagt 12 separata dokument varav 2 avser allmän och övergripande information (ESRS 1 och 2). De resterande 10, så kallade tematiska standarder, behandlar olika hållbarhetsfrågor uppdelade i miljö, samhällsansvar och bolagsstyrning – på engelska Environment, Social and Governance, förkortas ESG. Uppfyllnad av de nya kraven i CSRD och rapportering enligt ESRS bygger på involvering av alla funktioner i en verksamhet, även styrelse och ledning. Styrelsen är ytterst ansvarig för hållbarhetsrapporteringen precis som för den finansiella rapporteringen. Likt den finansiella rapporten skall nu även hållbarhetsrapporten granskas av en extern revisor.

ESRS G1 – Ansvarsfullt företagande är den tematiska standard som fokuserar på att klargöra bolagets strategier, metoder, processer och förfaranden, liksom dess resultat, vad gäller ansvarsfullt företagande och affärsetik. Standarden syftar till att främja god bolagsstyrning, ansvarsfull affärspraxis och etiskt uppförande längs hela värdekedjan. Centrala aspekter av ESRS G1 inkluderar transparens i beslutsfattande, integritet i affärsrelationer och ansvarsfull hantering av bolagsresurser. Underämnena är företagskultur, skydd för visselblåsare, djurskydd, politiskt engagemang och lobbyverksamhet, förvaltning av förbindelser med leverantörer, inbegripet betalningsrutiner, antikorruption och mutor. Bolag ska rapportera vad de gör för att upptäcka och hantera väsentliga konsekvenser, risker och möjligheter kopplat till ansvarsfullt företagande och i förlängningen vilken styrning, åtgärder och mål som finns på plats eller som planeras att införas för att behandla denna påverkan. I denna artikel kommer de centrala aspekterna av att rapportera enligt ESRS G1 att presenteras.

Nyckelbegrepp och definitioner

Bolagsstyrning: Strukturer och processer som styr och kontrollerar bolagets verksamhet, inklusive styrelsens roll, ansvarsfördelning och beslutsfattande processer.
Företagskultur: I företagskulturen uttrycks mål genom värderingar och principer. Företagskulturen är en vägledning för bolagets verksamhet genom gemensamma antaganden och normer, värderingar, verksamhetsmål samt etiska regler och principer.
Skydd för visselblåsare: Under denna rubrik beskrivs till exempel vilka interna rapporteringskanaler som finns för visselblåsare, och hur deras anonymitet skyddas. Här beskrivs också vilken information och utbildning bolaget ger sina medarbetare och hur personal utses och utbildas för att ta emot anmälningar.
Transparens: Öppenhet i bolagets beslutsfattande, dialog, riskbedömning, ansvarstagande och rapportering, vilket gör det möjligt för intressenter att förstå och bedöma bolagets verksamhet.
Korruption: När anförtrodd makt utnyttjas för egen vinning, vilket kan ske på anstiftan av en person eller en organisation. Korruption kan ske form av smörjpengar, bedrägeri, utpressning, hemliga samförstånd eller penningtvätt. Det kan även vara när någon inom ramen för bolagets affärsverksamhet till någon erbjuder eller från någon tar emot en gåva, ett lån, en avgift, en belöning eller någon annan fördel för att göra något som är ohederligt eller olagligt eller som utgör trolöshet mot huvudman. Det kan vara fördelar i form av pengar eller in natura, som gratis varor, gåvor, resor eller särskilda personliga tjänster som ges för att uppnå otillbörlig fördel eller som kan resultera i moralisk press att ta emot en sådan fördel.
Bekräftade fall av korruption eller mutor: Ett fall av korruption eller mutor som bevisligen har inträffat. Fall av korruption eller mutor som fortfarande är under utredning vid rapporteringsperiodens slut anses inte vara bekräftade fall av korruption. Om en överträdelse ska anses bevisligen ha inträffat avgörs antingen av bolagets regelefterlevnadsansvariga, eller någon som har en liknande befattning, eller av en myndighet. Det behöver inte ha bevisats i domstol.
Politiskt engagemang: Bolagets verksamhet och dess avsikter avseende politiskt inflytande med politiska bidrag, inbegripet typen av och syftet med lobbyverksamhet.

Vad ska rapporteras?

Att rapportera enligt ESRS G1 handlar om att identifiera och redovisa bolagets väsentliga konsekvenser, risker och möjligheter i samband med ansvarsfullt företagande och visa vad man gör för att hantera dessa. En stor del handlar om den styrning som finns eller ska införas gällande affärsetik och företagskultur. Här ska bolag beskriva hur de upprättar, utvärderar och främjar sin företagskultur, de värderingar och etiska regler som bolaget följer. Här ska även policyer gällande affärsetik lyftas, exempelvis hur bolaget arbetar för att upptäcka och hantera handlingar som bryter mot lagen, bolagets uppförandekod, skydd för visselblåsare, djurskydd och kanaler som gör det möjligt för interna och externa intressenter att inge anmälningar. Vidare ska bolag rapportera på deras förbindelser med leverantörer. Detta handlar om att ge förståelse för hur bolaget sköter sin inköpsprocess och om man behandlar leverantörer rättvist. Till exempel ska bolag rapportera om och hur man tar hänsyn till samhälls- och miljökriterier när man väljer sina leverantörer och om det finns styrsystem för att förhindra sena betalningar, särskilt till små- och medelstora företag. Korruption och mutor är också en central del av rapporteringen enligt ESRS G1. Bolag ska rapportera på de system man har för att förebygga, upptäcka, utreda och hantera anklagelser eller incidenter som rör mutor och korruption. Här kan man beskriva vilka rutiner man har och vilka personer det är som hanterar anklagelserna om korruption eller om man anordnar utbildningar för personal om arbetet mot korruption och mutor. Information om bekräftade fall av korruption och mutor i verksamheten eller i värdekedjan där egna medarbetare har varit direkt inblandade ska också redovisas. Bolagets politiska inflytande och lobbyverksamhet täcks även av ESRS G1. Här ska bolag rapportera sina avsikter med politiskt inflytande genom politiska bidrag eller lobbyverksamhet samt ge information om mängden politiska bidrag som bolaget givit och vart de har gått.

Tips för förberedelse inför rapportering enligt ESRS G1

Stärk styrningsstrukturen och dokumentera processer: Förtydliga roller och ansvar inom styrelsen och ledningen för hållbarhetsfrågor kopplade till ESRS G1.
Utveckla och implementera interna kontroller och riktlinjer: Implementera robusta interna kontrollsystem och genomför regelbundna revisioner för att säkerställa korrekt och tillförlitliga data. Se över befintliga policyer för ansvarsfullt företagande och företagskultur.
Samla in och rapportera relevant data: Identifiera och samla in data för specifika upplysningskrav som krävs enligt ESRS G1.

PDF: CSRD Readiness ESRS G1 – Ansvarsfullt företagande