Denna text är en del av den serie kortare artiklar som HållbarTillväxt AB skapat för att förklara, förenkla och gå igenom de olika stegen som just nu är högst aktuella inom hållbarhetsområdet; CSRD och ESRS. ESRS utgörs av sammanlagt 12 separata dokument varav 2 avser allmän och övergripande information (ESRS 1 och 2). De resterande 10, så kallade tematiska standarder, behandlar olika hållbarhetsfrågor uppdelade i miljö, samhällsansvar och bolagsstyrning – på engelska Environment, Social and Governance, förkortas ESG. Uppfyllnad av de nya kraven i CSRD och rapportering enligt ESRS bygger på involvering av alla funktioner i en verksamhet, även styrelse och ledning. Styrelsen är ytterst ansvarig för hållbarhetsrapporteringen precis som för den finansiella rapporteringen. Likt den finansiella rapporten skall nu även hållbarhetsrapporten granskas av en extern revisor.
ESRS 2 – Allmänna upplysningar är del av de europeiska hållbarhetsrapporteringsstandarderna (ESRS) och är en övergripande standard som gäller för alla bolag som ska rapportera enligt CSRD, oavsett vilken branschbolaget är verksamt inom. Syftet med standarden är att skapa ett ramverk för utarbetandet av hållbarhetsförklaringen med ändamålet att öka transparensen och jämförbarheten i hållbarhetsrapporteringen mellan europeiska bolag. Detta gör det möjligt för investerare och andra intressenter att förstå bolagens hållbarhetsarbete och prestationer samt deras mer långsiktiga risker och möjligheter. Standarden har upplysningskrav för flera centrala områden inklusive bolagsstyrning, riskhantering, tillbörlig aktsamhet, strategi och rapporteringsgrunder. På så sätt säkerställer ESRS 2 att bolag tillhandahåller en tydlig och konsekvent beskrivning av sina hållbarhetsrelaterade strategier, processer och resultat. I denna artikel kommer de centrala aspekterna av ESRS 2 – Allmänna upplysningar att förklaras.
Nyckelbegrepp
ESRS 2 tydliggör hur hållbarhetsrapporten skall utformas, hur redovisningsprinciper och antaganden skall beskrivas och innehåller de begrepp som används genomgående i ESRS tematiska standarder.
Hållbarhetsförklaring: Bolagets hållbarhetsrapport. Det särskilda avsnitt i bolagets förvaltningsberättelse där informationen om hållbarhetsfrågor som utarbetats i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/34/EU37 och ESRS presenteras.
Hållbarhetsfrågor: Miljö, sociala rättigheter och mänskliga rättigheter (samhällsansvar) samt (bolags)styrningsfaktorer. I ESRS standarder kan alla ämnen, underämnen och del-underämnen refereras till som hållbarhetsfrågor.
Dubbel väsentlighet: Den dubbla väsentligheten består av två delar, konsekventiell väsentlighet och finansiell väsentlighet. En hållbarhetsfråga kan vara väsentlig både ur ett konsekventiellt och finansiellt perspektiv.
- Finansiell väsentlighet: En hållbarhetsfråga är väsentlig ur ett finansiellt perspektiv om den medför risker eller möjligheter som påverkar (eller rimligen kan förväntas påverka) företagets finansiella ställning, finansiella resultat, kassaflöden, tillgång till finansiering eller kapitalkostnader på kort, medellång eller lång sikt.
- Konsekventiell väsentlighet: En hållbarhetsfråga är väsentlig ur ett konsekventiellt perspektiv när den hänför sig till företagets väsentliga, faktiska eller potentiella, positiva eller negativa konsekvenser för människor eller miljön på kort, medellång och lång sikt. Väsentliga konsekvenser kan vara kopplade till företagets egen verksamhet och i tidigare och senare led i dess värdekedja, även genom dess produkter och tjänster, samt genom dess affärsförbindelser.
Affärsmodell: Bolagets system för att omvandla insatser genom sina verksamheter till output och resultat, ett system som syftar till att fullfölja bolagets strategiska syften och skapa värde på kort, medellång och lång sikt. I ESRS används även uttrycket affärsmodell i singularis, även om många bolag har flera olika affärsmodeller. Affärsmodellen visualiserar transaktioner, det vill säga hur ett bolag tjänar pengar.
Värdekedja: Bolagets värdekedja omfattar alla aktiviteter, resurser och förbindelser med samband till affärsmodellen och består av aktörer både i tidigare (uppströms) och i senare led (nedströms) än bolaget. Här ingår externa verksamheter som bolaget använder och förlitar sig på för att skapa sina produkter och/eller tjänster. Från idéstadiet till leverans, konsumtion och avslutad livslängd. Här ingår också råvaruutvinning, transporter, nyttjande av produkt och tjänster samt återvinning. I ESRS används begreppet värdekedja i singularis även om de flesta bolag har flera värdekedjor. En värdekedja visualiserar typiskt materialflöden, alltså hur ett material utvinns, utvecklas, nyttjas och sedan återanvänds.
Förvaltnings-, lednings och tillsynsorganen: De styrande organ som har den högsta beslutsfattande auktoriteten i bolaget, inklusive dess kommittéer. Om det inte finns några ledamöter i bolagets styrningsstruktur, bör vd:n och i förekommande fall vice vd:n inkluderas. I vissa jurisdiktioner består styrningssystemen av två nivåer, där tillsyn och ledning är åtskilda. I sådana fall ingår båda nivåerna i definitionen av förvaltnings-, lednings- och tillsynsorganen. Detta gäller till exempel styrelse och koncernledning i ett svenskt aktiebolag.
IRO: IRO står för impact, risks and opportunities, på svenska konsekvenser, risker och möjligheter och är en central del av rapporteringen enligt ESRS. Det är här som bolaget utvärderar vilken påverkan aktiviteter i värdekedjan har eller kan ha på människa och miljö till följd av de verksamheter eller affärsförbindelser som bolaget har. Här värderas också vilken påverkan olika hållbarhetsfrågor har eller kan ha på företaget. I denna relevansbedömning av alla hållbarhetsfrågor är det viktigt att utgå från bruttorisker och möjligheter, det vill säga innan åtgärd.
Intressenter: Det finns två huvudgrupper av intressenter inom ESRS:
- Påverkade intressenter: enskilda personer eller grupper vars intressen påverkas eller skulle kunna påverkas – positivt eller negativt – av bolagets verksamhet och dess direkta och indirekta affärsförbindelser i hela värdekedjan.
- Användare av hållbarhetsförklaringar: primära användare av finansiell rapportering för allmänna syften (till exempel befintliga och potentiella investerare, långivare och andra borgenärer), samt andra användare, inklusive bolagets affärspartner, fackföreningar och arbetsmarknadens parter, civilsamhället och icke-statliga organisationer, statliga förvaltningar, analytiker och akademiker.
Vissa intressenter tillhör båda grupperna.
Intressentdialog: En fortlöpande process för samröre och dialog mellan bolaget och dess intressenter som gör att bolaget får kännedom om och förståelse för intressenternas intressen och farhågor, vilket skapar möjligheter att ta itu med dem.
Tillbörlig aktsamhet: Tillbörlig aktsamhet, på engelska due diligence, i fråga om hållbarhet är den process företag använder för att identifiera, förebygga, begränsa och redovisa hur de behandlar de faktiska och potentiella negativa konsekvenserna för miljö och människor i samband med den egna verksamheten eller längs värdekedjan. Tillbörlig aktsamhet är en fortlöpande praxis som återspeglar och kan leda till förändringar i företagets strategi, affärsmodell, verksamheter, affärsförbindelser, funktion, råvarutillgångar och försäljning. Denna process beskrivs i de internationella instrumenten för FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s riktlinjer för multinationella företag.
Foto: Kraken images, Unsplash
Vad ska rapporteras?
ESRS 2 – Allmänna upplysningar ställer krav på att bolaget tillhandahåller en tydlig och omfattande bild av dess hållbarhetsstrategier, styrningsstrukturer, väsentliga hållbarhetsrisker och -möjligheter samt rapporteringsprinciper och metoder. Rapporten inleds med en beskrivning av den allmänna grunden för utarbetandet av hållbarhetsförklaringarna. Här återfinns bland annat information om omfattningen av konsolideringen, information om värdekedjan (både tidigare och senare led) och upplysningar med avseende på särskilda omständigheter, till exempel om man avvikit från definitioner av tidshorisonter eller om man har källor till osäkerhet i uppskattningar och utfall med anledning av vissa antagna mått och beräkningsmetoder.
I nästa del av rapporten ska bolaget redogöra för sin organisatoriska profil och styrningsstruktur. Här ska bolaget informera om rollen som förvaltnings-, lednings- och tillsynsorganen spelar i hållbarhetsarbetet och hur hållbarhetsfrågor integreras i bolagets styrning, till exempel genom processen för tillbörlig aktsamhet. Information ska presenteras gällande de individer som utgör dess styrande organ och därtill vilka roller och ansvarsområden dessa personer innehar. Vidare ska bolaget redogöra för sina hållbarhetsstrategier och mål. Här ska bolaget tillhandahålla en utförlig beskrivning av dess övergripande hållbarhetsstrategi och hur denna strategi är integrerad i företagets affärsmodell. Här ska bolaget även visa hur företagets intressenters intressen, behov och synpunkter tas i beaktande i bolagets strategi och affärsmodell och utfallet av bolagets bedömning av väsentliga konsekvenser, risker och möjligheter, inklusive hur de utgör underlag för dess strategi och affärsmodell.
Slutligen, i detta första kapitel av Hållbarhetsrapporten, ska bolaget enligt ESRS 2 beskriva hur det hanterar konsekvenser, risker och möjligheter. Detta innebär en förklaring av processen för att identifiera väsentliga konsekvenser, risker och möjligheter som bolaget använder sig av. Här ska bolaget även ge information om vilka upplysningskrav som ingår i företagets hållbarhetsförklaring och om de ämnen som har utelämnats som icke-väsentliga till följd av väsentlighetsbedömningen, den så kallade dubbla väsentlighetsanalysen. För att säkerställa transparens och jämförbarhet i rapporteringen bör bolaget dels beskriva hur väsentlighetbedömningen utförts, dels beskriva de principer och metoder som använts för att samla in, analysera och rapportera hållbarhetsdata. Detta inkluderar en beskrivning av de interna och externa källorna för data, de metoder som används för att säkerställa informationens tillförlitlighet och noggrannhet, samt de system och processer som används för att samla in, beräkna och hantera hållbarhetsinformation.
Bolaget ska också ange om det följer några externa standarder eller ramverk för hållbarhetsrapportering, såsom GRI (Global Reporting Initiative) eller ISSB (International Sustainability Standards Board), och hur dessa standarder tillämpas i dess rapportering. Det är viktigt att tydligt redogöra för eventuella förändringar i rapporteringsmetoder eller antaganden som kan påverka jämförbarheten av data över tid.Formulärets överkantFormulärets nederkantFormulärets överkantFormulärets nederkant Vad gäller jämförelser mellan år, går det utmärkt att använda det första rapporteringsåret som basår, det vill säga ej redovisa föregående period för det första årets rapportering. I de fall bolaget tidigare har rapporterat data inom något område, tex inom personaldata eller klimatrelaterad information skall detta beskrivas och, i tillämpliga fall, behövs en beskrivning av ändrade definitioner, antaganden eller beräkningsmetoder.
© HållbarTillväxt AB 2024
